Geschichtliche Archivierung – das Passende für jede Firma

Bei dem Wort ‚Aktenarchivierung‘ denken viele Menschen zuerst an etwas Ähnliches wie Bibliotheken, in denen Firmen ihre Dokumente und Akten lagern können. Meist entspricht dieses Bild auch der Realität. Es gibt auch andere Schriftstücke, die Firmen lagern möchten, um sie für die Ewigkeit zu konservieren.

Dazu zählen zum Beispiel geschichtliche Dokumentationen, so wie eine frühe Übersetzungen der Lutherbibel, das Tagebuch der Kleopatra oder der Stadtvertrag des Ortes, in dem man lebt. Es gibt eine Reihe an Dokumenten, die unbedingt in der Form, in der sie sich befinden, gelagert werden müssen. Sie anzusehen bedeutet ein Stück Geschichte anzusehen. Diese Dokumente haben aus der Welt das gemacht, was sie ist. Es gibt die meisten wahrscheinlich ebenso in digitaler Variante, dennoch ist das auf Papier geschriebene Original etwas besonderes, zumindest für diejenigen, die es wertschätzen können. Häufig kommt es weniger auf den Inhalt, eines Schriftstückes an, als auf die Tatsache, dass es über so lange Zeit unbeschadet aufbewahrt werden konnte, und das zu großen Teilen ohne moderne Technik.

Häufig benötigen diese altertümlichen Schriftstücke besondere Konditionen der Lagerung, eine bestimmte Luftfeuchtigkeit zum Beispiel und keine direkt Sonneneinstrahlung, sodass der Text weiterhin klar erkennbar bleibt und nicht ausbleicht. Aber nicht nur diese Konditionen sind essentiell. Ebenso ist es wichtig, dass der Lagerplatz über einen guten Brandschutz verfügt, und im Falle eines Feuers, der Löschvorgang mit nicht flüssigen Hilfsmitteln von statten geht, damit die gelagerten Dokumente nicht aufweichen. Diese Konditionen entsprechen der Aktenarchivierung bei Iron Mountain, die sich auf die Archivierung von Firmendokumenten spezialisiert haben.

In den modernen Hallen werde nicht nur Akten und Schriftstücke gelagert. Ebenso können digitale Speichermedien archiviert werden. Dank dieser Hilfsmittel können viele Informationen auf wenig Platz gelagert werden. Das wichtige ist jedoch, dass es eine Kopie aller Daten gibt. Im besten Fall ist entweder das Original oder die Kopie digital, und die jeweils andere Variante auf Papier. Für den Fall, dass ein Einbrecher die Dokumente stehlen möchte, entscheidet er sich wahrscheinlich für die kleine und leichte digitale Variante, da die Vielzahl von Akten unmöglich unbemerkt entwendet werden kann. Außerdem bleibt dadurch eine ‚Sicherheitskopie‘ über. Auch im Falle eines Feuer oder Wasserschadens ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine digitale Kopie, selbst wenn diese beschädigt wird, von Fachleuten wieder lesbar gemacht werden kann. Es hat also Vorteile, seine Informationen und Dokumente auf verschiedene Weisen aufzubewahren.

Häufig haben Firmen jedoch Ihre Unterlagen entweder in digitaler Variante, wenn sie aus den vergangenen Jahren des digitalen Zeitalters stammen, oder in Papierform, wenn es zum Beispiel um Arbeitsverträge von vor 20 Jahren oder mehr geht. Selten sind die Informationen bereits in beiden Varianten vorhanden. Bevorzugt wird mittlerweile die digitale Version, da diese Firmenmitarbeitern und Informationsbesitzern erlauben, jederzeit und von überall auf die Dokumente zuzugreifen.
Viele Aktenarchivierungsfirmen haben daher ihr Serviceangebot an die Nachfrage angepasst, und digitalisieren Ihre Akten, aber auch andersherum ist es möglich: Papiere werden gedruckt und abgeordnet.

Besonders bei großen Unternehmen ist die Menge an Daten und Dokumenten, die nicht nur gesichert werden müssen, sondern auch für Mitarbeiter verfügbar sein müssen, häufig sehr groß, sodass eine Speicherung auf einem Computer nicht möglich ist. Es müssen entweder neue Speichermedien wie externe Festplatten genutzt werden. Dadurch können aber nicht alle Mitarbeiter oder Befugten gleichzeitig auf die Informationen zugreifen. Oder es müssen andere Möglichkeiten der Datensicherung und Archivierung genutzt werden, wie zum Beispiel Cloud Services. Diese Cloud Systeme, was so viel heißt wie Wolken – Systeme, kann man sich, wie der Name schon sagt, vorstellen wie eine Wolke, in der man seine Daten ablegt. Autorisierte Nutzer können auf diese dann zugreifen. Je nach Nutzungsvereinbarung können somit auch Back-ups der Daten erstellt werden, sodass im Falle des Datenverlustes alle Dokumente wie sie zum Zeitpunkt der letzten Speicherung waren, wieder hergestellt werden.

Fazit
Für wichtige Akten, Dokumente und Datenträger- vertrauen Sie auf spezialisierte Firmen!

Über Christine Grothe

Die Mitarbeiter von OMRUK haben Spaß daran, den zahlreichen Internetsurfern interessante Texte bereitzustellen, und damit sowohl über das Neueste vom Neuesten zu berichten, aber auch über Tipps und Tricks aus allen Bereichen des Lebens zu schreiben. Dabei arbeiten wir mit diversen Firmen, die über großartige Produkte und Dienstleistungen verfügen.
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